Toda marca o empresa es susceptible de necesitar que su mensaje sea difundido mediante los medios de comunicación, para conseguir de ese modo llegar de una manera más rápida, ágil, directa y eficaz a su público.
Es evidente que en este caso para algunas empresas será más sencillo que los medios de comunicación abran un espacio para publicar sus informaciones. Instituciones de ámbito social, deportivo, solidario o institucional tendrán más cabida, a priori, que otras. Y lógicamente cuanto más envergadura tenga la empresa mayor poder de atracción tendrá también para los medios de comunicación.
De la capacidad de cada empresa para utilizar en cada caso las herramientas de comunicación adecuadas, de su creatividad a la hora de citar a los medios y de la profesionalidad que demuestren a la hora de realizar eventos y/o acciones de comunicación dependerá en gran medida el éxito de su convocatoria y que su mensaje tenga cabida en los medios.
Las herramientas convencionales que tienen las firmas para relacionarse con los medios de comunicación son las siguientes:
- Comunicado de Prensa: Es un documento redactado con forma de noticia y que contiene información relevante. Es muy importante este último apunte, ‘información relevante’. Un comunicado de prensa no se puede mandar a los medios de comunicación a diario, ya que perdería valor.
- Rueda de prensa: Se suele utilizar para los mismos casos que el comunicado de prensa o incluso el comunicado puede ser un complemento a la rueda de prensa. La diferencia es obvia y es que mientras en un comunicado puedes modificar hasta que quede exactamente como es necesario, la rueda de prensa es un ‘directo’ ante los medios, por lo que hay que prepararla bien, sobre todo los speech de los interlocutores, pero también las respuestas a las posibles preguntas de los informadores que se darán cita en el lugar indicado. Una rueda de prensa no puede ser algo improvisado, ha de tomarse con el debido respeto, organizarla, preparar el material si fuera necesario para entregar a los medios asistentes y un comunicado para enviar a los que no pudieron acudir. No debemos olvidar que es un acto que genera la empresa y por tanto debe ser ésta, a través de su departamento de comunicación, quien la organice.
- Convocatoria de prensa: Documento que la empresa remite a los medios de comunicación para informarles del día, lugar y hora de la rueda de prensa. Suele redactarse en un folio corporativo de la empresa y enviarse como documento adjunto, si bien muchos periodistas, a fin de ahorrar tiempo, las solicitan como texto o imagen pegada para poder leerla al abrir el correo electrónico.
- Entrevista: Si la empresa no es una Brand Lovers, como puede ser por ejemplo un club de fútbol, no suele ser habitual que los medios de comunicación se dirijan a ella para solicitar entrevistar a alguno de sus ejecutivos, salvo coyuntura extraordinaria y que normalmente suele ser por causa negativa. Por eso estas herramientas de comunicación, bien utilizadas, pueden servirnos para provocar una curiosidad en el periodista y que desee hacer una entrevista y por tanto dar más espacio a nuestra marca y/o empresa en su medio de comunicación.
- Sala de prensa virtual: Cada vez es más habitual que los sites corporativos de las empresas tengan un menú denominado ‘Dicen de Nosotros’ o ‘En Prensa’. Ahí se van subiendo las distintas apariciones en los medios: recortes de periódico, vídeos en las televisiones locales, regionales o nacionales, audios si las intervenciones han sido en radio, etc.
- Si no es el caso y nuestra marca no tiene presencia en medios, también podemos generar nosotros una sala de prensa ‘virtual’ con galerías de fotos sobre los eventos internos, publicar la carta de Navidad del director general a los empleados, comunicados institucionales u otro material que consideremos que pudiera suscitar interés en nuestro entorno.
- Redes Sociales: Y por supuesto debemos tener nuestros perfiles oficiales en redes sociales. Esto nos ayudará a tener presencia en la sociedad y nos permitirá comunicar nuestro mensaje más allá de que nuestra empresa no tenga la exposición social necesaria, de momento, para atraer a los medios de comunicación a alguna de nuestras convocatorias.
Si una de nuestras redes sociales es Youtube y generamos vídeos, desde luego deberán aparecer también en la sala de prensa ‘virtual’ de nuestra web oficial.
Espero que os resulte de ayuda. Para cualquier consulta pueden escribirme a [email protected]
Sigue a María José Nicolás en Twitter: @tacoytacon