Reuniones y más reuniones
He tenido la suerte de ver la película Malmkrog, por una recomendación fiable, sin más información. Película rumana del 2020, que dura tres horas y veinte minutos, en los que unos personajes, al final del siglo XIX, reunidos en una mesa, hablan sin parar sobre temas transcendentales, con un ritmo monocorde, calmado, donde no discuten, sino que debaten. Como titulaba una critica que leí a posteriori, “la película puede ser una experiencia vibrante o un inolvidable suplicio”.
Kierkegaard ya escribió que "la vida no es un problema a ser resuelto, sino una realidad a ser experimentada". Y lo primordial de las experiencias es extraer conclusiones y así, poder tener más experiencias. Mi experiencia con la película, una vez digerida, fue excelente. Me quedo con unas conversaciones que tienen los cinco personajes sobre el bien, el mal, el futuro de la humanidad, y la expectativa de que el mundo será “europeo”, culmen de cultura y civilización.
Pienso en lo que pensarán de nosotros dentro de cien años. Supongo que nosotros tampoco acertaremos mucho. No tenemos perspectiva de la modernidad actual. No podemos negar los avances tecnológicos ni su influencia en la concepción del mundo. Hubo una época en la que el pensamiento generaba un tipo de sociedad. Hoy la tecnología es la que genera y construye la sociedad en la que vivimos. Tendríamos que reflexionar más sobre el tema.
Las reuniones son fundamentales en las personas y las empresas. Reunir significa “poner en un mismo espacio, o muy cerca en el tiempo o en las ideas, a dos o más seres o elementos. Es el espacio para los acuerdos, reconocimientos y reclamaciones. No todas son eficaces, ya que algunas se pueden solventar con un mail o con un mayor rigor en estructura y convocatoria.
Forman parte de nuestra historia. De la conversación alrededor de fuego de nuestros ancestros al ágora griega; del Comitium (reuniones a cielo abierto en la antigua Roma) al uso de las iglesias y mezquitas como lugar reunión y enseñanza; de los gremios a las tertulias; de las primeras conversaciones telefónicas con múltiples participantes a las primeras video conferencias, con sofisticados y caros equipos y con un funcionamiento que hoy valoraríamos como regular; del boom de las plataformas de videoconferencia, que nos han salvado (y fatigado) pero que hemos podido reunirnos, chatear, impartir clases de forma rápida y sencilla al Microsoft Mesh, un proyecto de futuro que utiliza realidad aumentada 3D, especialmente útil para reuniones de equipo de trabajo, asistencia médica en remoto y en educación. Alrededor de una mesa virtual, los componentes del equipo trabajan e interactúan con ayuda de unas gafas de realidad aumentada. Fascinante.
Los dos polos sobre los que pivota el trabajo y la vida en general, son las tareas y las relaciones. En las empresas ambos factores estaban equilibrados: las tareas van llegando y las relaciones se construyen en los equipos, en conversaciones o en reuniones. El mundo virtual es más rápido y nos centramos en lo que es lo importante: las tareas. Planificamos, organizamos, evaluamos y controlamos actividades. Somos corteses y educados y nos despedimos sin florituras. Por eso las reuniones virtuales cansan tanto: mucha tarea y poca relación.
The Economist recoge algunos datos, entre los que destaco en enorme salto a lo virtual: Zoom ha crecido tanto que se ha convertido en un verbo, a veces maldito. Microsoft Teams está en 45 millones de horas al día.
Las empresas tienen que decidir cuál es el modelo de reunión más efectivo. En un estudio realizado en 10 países, la preferencia de dos tercios, de los 7.000 encuestados, se inclinan a una mezcla de virtual y presencial. Un dato interesante es que se ha alargado el tiempo de reunión de 35 a 45 minutos, comparado con un año antes. Parece que vamos integrando lo virtual. Se está corroborando que también es un buen espacio para concretar negocios.
El dilema, en estos momentos, es encontrar el equilibrio entre presencial, virtual y reuniones híbridas, donde algunas personas están presentes de manera física y otras están conectadas virtualmente.
Así como hay que remodelar las reuniones, en las oficinas se están creando más espacios físicos colaborativos y versátiles para no perder las buenas ideas. La tendencia más común es que las reuniones donde se toman decisiones cruciales o con nuevos clientes serán presenciales.
Veo la serie Fundación, en Apple TV, basada en los escritos de ciencia ficción de Isaac Asimov, y me fijo en que las reuniones en un futuro muy lejano, son hibridas: virtuales con holografías cuando son de galaxia a galaxia, y personales cuando quieren transmitir sentimientos y emociones. Nada nuevo en el futuro. Ahora toca adecuarnos para utilizar las tecnologías que marcaran el tipo de sociedad donde viviremos.