La obligación de conservar la documentación de una empresa va a variar en función de la normativa ante la que estemos. Vamos a intentar arrojar un poco de luz a toda esta diversificación de legislación:
¿Qué dice el Código de Comercio en cuanto a conservar la documentación de una empresa?
El artículo 30 del Código de Comercio, establece la obligación de conservar durante 6 años los libros obligatorios (diario, inventario y cuentas anuales y en su caso, libro de actas, registro de acciones nominativas y de socios), así como los no obligatorios (por ejemplo, el mayor, los registros de IVA, etc.), además de la documentación y justificantes en que se soporten las anotaciones registradas en los mismos (facturas emitidas y recibidas, tickets, facturas rectificativas, documentos bancarios, etc.). El término fijado empieza a contar a partir del último asiento realizado.
Plazos para conservar la documentación de una empresa en la normativa tributaria
La Ley General Tributaria establece un plazo de cuatro años para guardar los archivos. El período empieza a contar desde que finaliza el plazo voluntario de presentación de cada impuesto.
No obstante, en los supuestos de créditos fiscales (por ejemplo, bases imponibles negativas) se fija la posibilidad por parte de la Administración de comprobar y requerir la información necesaria referida a esos períodos ya prescritos, es decir, en estos casos existe obligación de mantener la documentación.
Por ejemplo, si un bien se amortiza en 15 años, deberá conservar su factura de compra no durante cuatro años, sino hasta los cuatro años siguientes al último periodo en que se aplicó la amortización, es decir, durante 19 años.
La normativa laboral
El plazo de prescripción de las infracciones en el ámbito laboral es de tres años, mientras que las relacionadas con la seguridad social prescriben a los cinco años.
La documentación a conservar se circunscribe en materia de filiación a bajas, justificantes de pagos salariales, contratos de trabajo o registros de jornada laboral.
“El empresario deberá conservar los resúmenes mensuales de los registros de jornada durante un periodo mínimo de cuatro años”.
La normativa de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo
La obligación genérica de conservación se establece durante un plazo de diez años.
Las fundaciones y asociaciones
La obligación de conservar durante un plazo de diez años los documentos o registros que acrediten la aplicación de los fondos en los diferentes proyectos.
Subvenciones, tiempo para conservar los documentos justificativos
Y, finalmente, si has sido beneficiario de alguna ayuda o subvención deberás conservar los documentos justificativos de la aplicación de los fondos recibidos, incluidos los documentos electrónicos.
Si la subvención se financia con participación de fondos europeos, el plazo es de tres años a partir del 31 de diciembre siguiente a la presentación de las cuentas en las que estén incluidos los gastos de la operación.
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