La realización de eventos es, sin duda, una de las mejores maneras para dar a conocer una marca u organismo. Al tratarse de una apertura al público, los eventos se presentan como un escaparate a través del cual la entidad impulsora puede exponer su trabajo. Sin embargo, la realización de este tipo de actos puede volverse en nuestra contra si no disponemos de los conocimientos y los recursos apropiados. Es por ello por lo que es recomendable contar con un staff especial de eventos en el que poder delegar las funciones a las que la empresa u organismo organizador no llega. En este artículo veremos algunos de los factores que debemos tener en cuenta a la hora de contratar personal para organizar eventos.
Definir una idea innovadora
La primera tarea que debemos abordar si queremos realizar un evento que cause una buena impresión en el público es pensar en ideas originales. Por norma general, la mayor parte de eventos que se realizan en la actualidad reproducen los mismos formatos. Aunque optar por una organización tradicional puede ser un acierto en algunos casos, en ocasiones innovar puede ser especialmente provechoso. Es por ello por lo que se recomienda hacer una sesión inicial en la que se definan los objetivos que se quieren alcanzar y ver de qué manera se pueden lograr. Una buena idea puede ser buscar inspiración en la red o acudir a profesionales de la organización de eventos para que nos asesoren acerca de las mejores opciones.
Solicita ayuda
La mejor forma de agilizar el proceso y garantizar que todo salga según lo previsto es acudiendo a una Agencia de eventos. Se trata de empresas especializadas que nos darán todos los recursos y asesoramiento necesario para realizar con éxito nuestro evento. Entre algunas de las agencias más populares del sector se encuentra Agencia Ego, especializada en todo tipo de eventos. un ejemplo de caso de exito de esta agencia, ha sido la campaña de J&B Colors en Barcelona con más de 100 personas en actividades diversas y con multitud de medios.
Os dejamos con el video de la campaña.
Este tipo de entidades cuentan con los medios necesarios para poner en práctica las ideas de los usuarios y usuarias.
Concretar el proyecto
Para conseguir realizar con eficiencia el evento, es recomendable acudir a la agencia teniendo claras las características del evento. Para eso, tendremos que definir no solo el mensaje que queremos comunicar, sino también cuándo y dónde tendrá lugar el acto, así como la duración estimada de su celebración.
Por otro lado, es necesario pensar por qué medios se difundirá la información del evento. Una buena idea es realizar cartelería e invitaciones originales que consigan atraer al público. Para que el mensaje se transmita de manera efectiva, es recomendable echarles un ojo a las últimas tendencias de materiales gráficos. No podemos olvidar que el diseño de la cartelería, así como los contenidos pensados para la difusión online son el principal medio de difusión en la actualidad.
Determinar el papel de los medios sociales
Como hemos comentado, la difusión de la información del evento las semanas previas puede incrementar notablemente la afluencia en el mismo. Durante la fase de preparación es recomendable determinar aquellos espacios digitales en los que queremos tener presencia. Para eso, necesitamos saber los hábitos digitales de nuestro público objetivo. Algunas redes, como Facebook, permiten promocionar un contenido determinado a una comunidad en concreto. De esta manera, conseguimos acercarnos a nuestros clientes potenciales desde sus espacios habituales, de forma que el mensaje consigue transmitirse de forma optimizada.
Así mismo, el material gráfico debe estar adaptado a cada medio social empleado. De lo contrario, la imagen corporativa de la empresa o institución podría verse negativamente afectada.
Contemplar la opción de registrar el evento
Cada vez son más las empresas y entidades que optan por grabar sus eventos. La obtención de este material audiovisual no solo es útil para inmortalizar el acto, sino también para usar como recurso de promoción para posibles acontecimientos. Así mismo, las grabaciones o fotos pueden subirse a las redes o la página web de la marca para dar a conocer las actividades que desarrolla y, de esta manera, persuadir a más posibles clientes y clientas.
Determinar qué recursos necesitaremos
Además del staff es también necesario saber qué otros elementos necesitamos para la realización del evento. La microfonía y el sistema de sonido suelen ser dos factores importantes en la mayoría de eventos. Por otro lado, dependiendo de la naturaleza del acto puede ser también necesaria la instalación de una red wifi. Este tipo de necesidades suelen darse en conferencias o congresos en los que la gente necesita conexión a Internet para desarrollar la actividad o si se requiere de una retransmisión en streaming. La agencia de organización de eventos en la que confiemos podrá darnos indicaciones sobre cómo proceder.
Tener en cuenta todos estos pasos nos ayudará a perfilar un plan de actuación que nos permita planear a la perfección nuestro evento y, con la ayuda de un staff, podremos hacer que se trate de un acto inolvidable.
