Finanzas y tecnología, la pareja más disfuncional desde Romeo y Julieta. 
Por un lado, la tecnología ha revolucionado nuestra manera de gestionar las finanzas, ofreciendo herramientas y soluciones que eran impensables hace veinte años.
Pero, ¿a qué costo? Dependemos tanto de la tecnología, y confiamos tanto en su pretendida omnipotencia, que olvidamos que, al final del día, las decisiones financieras más importantes siguen recayendo en los humanos. De momento, no hay quien nos libre de esa responsabilidad. Y tal vez sea mejor así.
Pero la pregunta que realmente debemos formularnos es la siguiente: ¿estamos de verdad preparados para asumir esa responsabilidad o simplemente jugamos a ser dioses? O tal vez simplemente las obviamos, porque sabemos que «aproximadamente» entendemos lo que sucede.
El inconveniente es que en ninguna organización es suficiente saber más o menos lo que está pasando. Hay mucha diferencia entre entender el 90% de nuestro negocio a nivel de métricas y entenderlo en su totalidad; de hecho, ser capaces de localizar ese 10% restante podría salvarnos de la ruina.
La tecnología tiene que ayudarnos a controlar las finanzas de una manera rápida y eficiente, sin perder tiempo en la preparación de los datos, pero de momento (y durante todavía un tiempo) no podemos delegar en ella las responsabilidades y decisiones cuyas consecuencias vamos a pagar nosotros, no la tecnología.
Por eso, y para evitar encontrarte en situaciones excesivamente comprometidas en el futuro, aquí te detallo algunos consejos si tienes una PYME:
- Nombra a alguien de tu equipo responsable de la gestión de los datos.
- Controla con esa persona la calidad de la información y la rutina del traspaso con la asesoría o gestoría. Habitualmente es un proceso trimestral, pero debería ser mensual. Ellos lo agradecerán.
- Implanta un sistema sencillo de contabilidad. En primer lugar, te ayudará a controlar que la información es coherente con la de la asesoría. En segundo lugar, porque en el momento adecuado podrás internalizarla (si tienes dudas, desde Scharpf podemos ayudarte).
- Cuando estés preparado y hayas adquirido una buena rutina con respecto a los tres puntos anteriores (revisiones semanales, mensuales y trimestrales), prepara un buen cuadro de mando.
En definitiva, tenemos que entender que, al menos de momento, debemos ser nosotros quienes guiemos a la tecnología para que esta nos ayude y no al revés. Hay multitud de herramientas que nos ayudan a hacer estos procesos más livianos, pero son eso, herramientas, y no funcionan solas.
Entiende tus procesos manuales, conviértelos en una rutina y posteriormente automatiza, pero poco a poco. Tu objetivo es conseguir que tus procesos financieros y la tecnología que los lleva a cabo se enamoren muy poco a poco; sólo así evitarás que terminen tan mal como los amantes de Verona.
