El proceso de compra de un evento cuenta desde esta semana con un manual desarrollado por las Agencias de Eventos Españolas Asociadas (AEVEA) y la Asociación Española de Responsables de Compras de Empresa (AERCE) que ha contado además con la participación de la Oficina de Congresos de Murcia y de otros agentes del Mercado de Reuniones. Un manual que quiere ser la referencia del sector para los departamentos de compra de eventos y ‘Travel Managers’ de las principales empresas del país. En la elaboración de esta guía también ha colaborado el Auditorio El Batel.
Tras ser presentada en Madrid ante más de 70 responsables de los departamentos de compras, este manual bautizado como ‘Guía técnica de buenas prácticas en la compra de servicios de eventos’ ha sido presentado este martes en Barcelona en una mesa redonda celebrada con los responsables de empresas asociadas a AERCE.
En la presentación se ha destacado la importancia de algunos procesos en la compra de eventos como el briefing, donde se debe aportar la mayor cantidad de información; los plazos para presentación de las distintas propuestas, los presupuestos y honorarios de las agencias organizadoras y también los criterios para la adjudicación de un evento.
En este contexto, las Oficinas de Congresos juegan un doble papel como representantes de los destinos donde se celebran los eventos agrupando al mismo tiempo a los proveedores encargados de todos los aspectos necesarios para la organización de un evento con garantías.
Así lo ha detallado la adjunta a dirección de Murcia Convention Bureau, Ángeles Ballesta, quien ha resaltado la importancia de la labor de las oficinas de congresos a las que ha definido como, “una representación empresarial de los mejores proveedores de la zona y un valioso apoyo en diversas gestiones como pueden ser la búsqueda de sedes, la gestión del alojamiento y la representación de un gran abanico de servicios auxiliares lo que, según Ballesta, supone un considerable ahorro de tiempo y reduce los costes de organización.
Ballesta también ha animado a las empresas asistentes a utilizar siempre que sea posible las visitas de prospección para conocer mejor los posibles destinos de un evento y valorar aspectos como las infraestructuras, el alojamiento, las sedes y los desplazamientos.
En la elaboración de esta guía también han participado organizadores de eventos como Cow Events Group, SeproEvents y Madison Agency, Proveedores como el Auditorio y Palacio de Congresos El Batel y responsables de departamentos de compra de eventos de empresas como FCC, Prosegur, Pernod Ricard, TEVA y Manpower.
