Empiezo un acompañamiento de un equipo de emprendedores que necesitan incrementar su efectividad en el trabajo. La dinámica de la empresa es tan fuerte que no tienen tiempo para cumplir con los procesos que definieron. Tienen alguna herramienta de gestión de proyectos, que no utilizan por su complejidad, y los controles y reportes, que se autoimpusieron en su día, cayeron en desuso con rapidez.
Los clientes están satisfechos y la empresa va bien. Pero el equipo tiene una sensación de caos, que compensa con un sobreesfuerzo importante. El encargo es diseñar una organización más efectiva y mejor ordenada. No son los únicos que se encuentran en esa situación. Todos tenemos posibilidades de mejora en nuestra efectividad personal y organizacional. La necesidad de revisar el uso que hacemos del tiempo, la maldita frase de 'no tengo tiempo', la sensación de no llegar o llegar demasiado cansado, son síntomas que conviene solucionar.
Suele haber una cierta confusión entre orden y organización y que David Allen, con su modelo clásico de productividad personal GTD o el blog de Optima Infinito de José Miguel Bolívar, nos ayudan a desentrañar.
Establecer la diferencia
Nuestro maravilloso cerebro tiene energía limitada y ha de esforzarse por hacer un uso eficiente para incrementar la efectividad. Su objetivo es sobrevivir con el mínimo gasto. Y una cosa que hace muy bien es establecer relaciones, es decir, organizar para facilitar. Organizar es establecer correspondencia entre lugares y cosas, entre “qué “y “dónde”. Ordenar es decidir “cómo” ponemos el “qué”, es decir aplicar patrones. Poner los libros (qué) en la biblioteca (dónde) es organizar. Ponerlos por orden alfabético o por tamaños es ordenar. Desde luego organizar y ordenar son compatibles, pero no tienen por qué. Conocemos personas que son organizadas y desordenadas y al revés. Y personas que son desorganizadas y desordenas (el caos).
Encontramos que hay más personas ordenadas entre las organizadas y más personas desorganizadas entre los desordenados. Lo que da efectividad es la organización. El orden es útil cuando contribuye a la organización. El orden por el orden es irrelevante para la efectividad, aunque a veces se ordena por motivos estéticos, por el placer de contemplar.
Efectividad
Hecha esta reflexión, parece obvio que de que el encargo del equipo consistiría en organizar los procesos y ordenarlos, mejorando así la efectividad y ya está. Pues, no. Estamos delante de todo un reto. ¿Por qué no ha funcionando la organización actual, cuando es correcta y suficiente? ¿Qué ha pasado con las buenas intenciones? ¿Y con los objetivos?
Hay que buscar las respuestas porque sospechamos que con cambiar el programa de gestión de proyectos o los procesos de CRM no va a funcionar; como no suelen funcionar, a largo plazo, nuestras buenas intenciones de ir al gimnasio o hacer dieta. Sabemos que los hábitos multiplicados por el tiempo te indican la persona en la que te convertirás y, a pesar de ello, hay una fuerza interior que suele imponerse y te devuelve al punto de partida. La fuerza de voluntad, por si sola, no funciona: dura poco.
Todavía pensamos que ponernos objetivos nos ayudará a solucionar el problema. Los objetivos son buenos para determinar dónde quieres ir. Pero la probabilidad de que, una vez alcanzado ese objetivo, solo te va a cambiar la vida en ese momento y poca cosa más, sugiere que lo más útil suele ser aparcar el objetivo. Los resultados no representan lo que hay que cambiar, sino el proceso detrás de esos resultados. Es una carrera de fondo. Y el auténtico pensamiento a largo plazo es el pensamiento sin objetivos. Los objetivos consisten en ganar una partida. Los sistemas consisten en continuar jugando. Y creo que dominar cualquier materia, ya sea un deporte o cualquier otra cosa, tiene este compromiso profundo de seguir jugando.
Crear hábitos
James Clear, el mayor experto en formación de hábitos, ante la pregunta de “¿Cuánto se tarda en crear un hábito?”, argumenta que “La respuesta más honesta es 'para siempre'". Porque si dejas de hacerlo, ya no es un hábito. Así que tenemos que empezar a fijarnos en los cambios como modo de vida, y no como una meta que cruzar.” Eso significa que el objetivo no es leer un libro, es convertirse en lector o la meta no es correr un maratón, la meta es convertirse en corredor.
Los resultados tienen que ver con lo que obtienes. Los procesos tienen que ver con lo que haces. La identidad tiene que ver con lo que crees.
La mayoría de las personas comienzan el proceso de cambiar sus hábitos centrándose en aquello que quieren alcanzar. Esto los conduce a hábitos que están basados en las metas o resultados. La alternativa apropiada es construir hábitos basados en cambios de identidad. Con este planteamiento empezamos por centrarnos en quién queremos llegar a ser. De ahí saldrán las conductas, como priorizar, decir NO, eliminar ineficiencias, control del tiempo, etc,, que con la práctica se convertirán en soluciones a la situaciónes que viven hoy en día.
El verdadero cambio de conducta es un cambio de identidad. Puedes iniciar un hábito porque tienes la motivación para adquirirlo, pero la única razón por la cual lo mantienes y lo cultivas es porque se convierte en parte de ti .
Y ahí esta el reto del equipo de emprendedores.
